W jaki sposób wykorzystywane są Twoje dane osobowe

Czy otrzymałeś fakturę z danymi dotyczącymi płatności grupy Alektum?

Alektum Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (50-264) przy ulicy Kilińskiego 30 pomaga innym firmom, tj. Naszym klientom, w zarządzaniu administrowaniem fakturami, przetwarzaniu płatności, wysyłaniu przypomnień i, w stosownych przypadkach, zapewnianiu obsługi klienta. Realizując te usługi, przetwarzamy Twoje dane osobowe w imieniu naszego klienta. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji
o sposobie przetwarzania danych osobowych, celach i prawach, prosimy o kontakt ze sprzedawcą - na przykład ze stroną umowy. Dane kontaktowe sprzedawcy są zawsze podane na fakturze, którą otrzymałeś.

Alektum może również przetwarzać dane osobowe jako ich administrator. W takiej sytuacji otrzymaaś/łeś od Alektum informacje o cesji wierzytelności w którym Alektum poinformowało Cię o tym kto jest administratorem danych.

Czy otrzymałeś list windykacyjny?

Realizując usługi odzyskiwania długów, Alektum przetwarza dane osobowe dotyczące kategorii podmiotów danych podanych poniżej.

  • osoby, które mają długi do zapłacenia (dłużnicy), w tym ich przedstawiciele,
  • osoby, które muszą spełnić obowiązek, np. aby wymienić towary,
  • tych, którzy ponoszą solidarną odpowiedzialność za dłużnika, takiego jak wspólnik, poręczyciel itp. 

Przetwarzamy dane, ponieważ masz dług, który stał się wymagalny dla nas lub dla jednego z naszych klientów. Podejmujemy tak zwane środki odzyskiwania długów w celu skutecznego zapewnienia płatności lub innego absolutorium, ustanowienia roszczenia i/lub egzekwowania, tak abyśmy byli w stanie wystawiać faktury i rozliczać je w sposób zgodny z prawem. Przetwarzanie jest przeprowadzane na podstawie art. 6 ust 1 lit b, c, e i f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Uzasadnionym interesem jest dopilnowanie, aby niezapłacone zadłużenie zostało rozliczone we własnym imieniu lub w imieniu innej osoby.

"Działania zmierzające do odzyskania długów" to zbiorowy termin, który stosujemy we wszystkich działaniach, które podejmujemy, aby osiągnąć wyżej wspomniany cel. Może to polegać na wysłaniu zawiadomienia o odzyskaniu wierzytelności lub innego zawiadomienia, lub może polegać na administrowaniu rozliczeniami, płatnościami, kontaktami z dłużnikami lub ich przedstawicielami, kontaktami z władzami, działaniami zmierzającymi do ustalenia roszczeń, w tym postępowań sądowych i egzekucji.

Aby umożliwić nam przeprowadzenie działań windykacyjnych, musimy przetworzyć dane kontaktowe i adresowe, w tym Twój osobisty numer identyfikacyjny. Ważne jest, aby Alektum upewniła się, że informacje, których używamy są poprawne i aktualne. Co więcej, musimy przetworzyć dane dotyczące długu, który pozostaje niezapłacony, kontraktu i inne fakty dotyczące zakupu, na którym opiera się dług, oraz wszelkie dokonane płatności częściowe. Aby ocenić, jakie środki odzyskiwania długów powinniśmy podjąć, musimy również dowiedzieć się czegoś o waszej sytuacji finansowej, warunkach życia i innych długach, a także o wszelkich niedogodnościach. Z tego powodu zbieramy informacje finansowe i informacje dotyczące zadłużenia od zewnętrznych wykonawców, takich jak firmy informacji kredytowej i władze publiczne; w tym celu strony będą mogły przeglądać niektóre z Twoich danych osobowych. Na podstawie tych informacji decydujemy, jaki rodzaj listu należy przesłać, i czy powinniśmy podjąć kroki prawne, takie jak złożenie wniosku o nakaz zapłaty, wszczęcie postępowania sądowego lub złożenie wniosku o wykonanie. W niektórych przypadkach jest to określane za pomocą metod takich jak profilowanie i jest częścią zautomatyzowanego procesu. Oznacza to, że decyzja o tym, jakie środki podjąć, jest podejmowana automatycznie na podstawie wcześniej ustalonych zmiennych, a nie przez administratora ręcznie podejmującego decyzje w każdym indywidualnym przypadku. Istnieją również inne przypadki, w których musimy udostępnić dane osobowe lub udostępnić je, aby umożliwić przetwarzanie danych. Osoby z/do których możemy udostępniać te dane lub udostępniać to np. klienta, zewnętrznych wykonawców (takich jak firmy pocztowe i poligraficzne, informatyków i dostawców systemów, firmy obsługujące dokumenty prawne, konsultanci prawni i inni, którzy przyczyniają się do świadczenia naszych usług) oraz władze publiczne. Poza wyżej wymienionymi danymi osobowymi mogą istnieć pojedyncze dane dotyczące zdrowia lub rejestrów karnych, ale tylko w przypadku, gdy takie informacje są niezbędne do umożliwienia ustanowienia, wykonania lub obrony w konkretnym przypadku, lub gdy Alektum uzyskała zgodę. W takich przypadkach informacje przetwarzane są na podstawie art. 9a, 9f i 10 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, wraz z przepisami ustawy o danych. Informacje te są również wykorzystywane w ograniczonym zakresie do opracowywania biznesowych i metod, planowania operacyjnego, statystyk, monitorowania i zarządzania ryzykiem. Informacje te są następnie wykorzystywane do celów opracowania i analizy operacji oraz w oparciu o nasze uzasadnione zainteresowanie rozwojem naszych działań i unikaniem strat kredytowych (art. 6 f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych).

Czy pracujesz dla jednego z naszych klientów, kontrahentów lub współpracujących partnerów lub dla organu publicznego?

Alektum przetwarza dane osobowe dotyczące kategorii osób, o których mowa poniżej:

  • Osoby kontaktowe i/lub współpracownicy lub poręczyciele naszych klientów,
  • Osoby kontaktowe dla potencjalnych klientów (tj. dla firm, które chcielibyśmy zostać naszymi klientami),
  • Osoby kontaktowe do organów publicznych, w tym osoby kontaktowe w określonych sprawach,
  • Osoba kontaktowa dla kontrahentów lub innych partnerów współpracujących.

Informacje są wykorzystywane do zarządzania kontaktem, realizacji umowy lub współpracy oraz do celów rachunkowych i fakturowania.

Informacje te są przetwarzane na podstawie art. 6b, c i f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Przetwarzanie danych osobowych, które odbywa się na podstawie art. 6 ust 1 lit f, jest przeprowadzane dla naszego uzasadnionego interesu w marketingu naszych usług
i rozwoju naszej bazy klientów. Dane osobowe dotyczące osób kontaktowych, które znajdują się w posiadaniu władz publicznych, wykorzystywane są ponadto do realizacji działań niezbędnych w kwestiach prawnych dotyczących roszczeń, takich jak ustanawianie, egzekwowanie, restrukturyzacja długów i rozwiązywanie sporów. Informacje te są przetwarzane na podstawie art. 6 c, e i f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Przetwarzanie danych osobowych przeprowadzane na podstawie art. 6 f odbywa się w uzasadnionym interesie naszych lub naszych klientów w skutecznym zabezpieczeniu płatności niespłaconego długu, który stał się wymagalny.

Dane osobowe dotyczące wspólników, poręczycieli i osób kontaktowych, które znajdują się w posiadaniu partnerów i klientów współpracujących, są również wykorzystywane w przypadkach, w których konieczne jest podjęcie działań nadzorczych związanych z praniem pieniędzy, a także w celu oceny zdolności do wywiązywania się z zobowiązań finansowych. Będą przetwarzane tylko te informacje, które są niezbędne do osiągnięcia celu, ale obejmuje to dane dotyczące aktywów, długów i dochodów danej osoby. Informacje wrażliwe będą przetwarzane tylko wtedy, gdy będzie nam to potrzebne do realizacji naszych środków nadzoru związanych z praniem brudnych pieniędzy. Informacje przetwarzane są na podstawie art. 6b-c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz, w stosownych przypadkach, rozdziału 5, sekcji 6 ustawy (2017:630) w sprawie działań zapobiegawczych przeciwko praniu pieniędzy
i finansowaniu terroryzmu. Informacje te są również wykorzystywane, ale w ograniczonym zakresie, do opracowywania biznesowych
i metod, analiz marketingowych, statystyk i zarządzania ryzykiem. Informacje są następnie wykorzystywane w celu opracowania i analizy operacji oraz w oparciu o nasze uzasadnione zainteresowanie rozwojem naszych działań i komunikowaniem się z naszymi kontaktami
(art. 6 f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych).

Jak długo przechowywane są Twoje dane osobowe

Alektum jest odpowiedzialna za usuwanie danych osobowych z własnej inicjatywy, gdy nie jest już konieczne do osiągnięcia określonych celów. W związku z tym czas przechowywania jest różny, a poniżej podano opis sposobu, w jaki Alektum zarządza czasem przechowywania w zależności od głównego celu.

Dane osobowe zebrane podczas odzyskiwania wierzytelności są przechowywane przez 12 miesięcy od zakończenia sprawy.

Dane osobowe zebrane w celu zarządzania relacjami z klientami oraz, w stosownych przypadkach, w celu oceny zdolności kredytowej klienta, współpracownika lub poręczyciela są przechowywane przez 12  miesięcy po zakończeniu stosunku klienta i wzajemnym roszczeniom stron zostały rozstrzygnięte, lub w jakimkolwiek wcześniejszym czasie, kiedy dane przestają być istotne dla tego celu.

Dane osobowe zgromadzone w celu wykonywania czynności nadzorczych związanych z praniem pieniędzy są przechowywane przez 5 lat lub przez czas określony ustawą. Okres ten należy obliczyć na podstawie czasu wykonania czynności lub transakcji lub, w przypadku ustalenia relacji biznesowych, kiedy ta relacja się zakończyła.

Dane zebrane w celu opracowania, analizy i sprzedaży działalności Alektum są przechowywane przez okres 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Jeśli zrezygnujesz z subskrypcji biuletynów lub podobnych, dane zostaną natychmiast usunięte.

Niezależnie od wyżej wymienionych godzin przechowywania, Alektum może przechowywać dane przez dłuższy czas w celu obrony
i zabezpieczenia roszczeń prawnych. Dane osobowe, które są niezbędne do fakturowania i księgowania do celów księgowych, są zawsze przechowywane aż do szóstego (6) roku po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończył się rok obrachunkowy.

Jesteś z nami bezpieczny - zawsze chronimy Twoje dane osobowe

Grupa Alektum jest zawsze zobowiązana do ochrony Twoich danych osobowych, nawet jeśli zatrudniamy zewnętrznego podmiot do przeprowadzenia przetwarzania. Nigdy nie ujawniamy danych osobowych, chyba że musimy, aby osiągnąć nasz cel lub jeżeli nie jesteśmy zobowiązani prawem. Ponadto w niektórych naszych usługach obowiązują nas ustawowe zobowiązania w zakresie poufności.

Staramy się również ograniczać dystrybucję danych osobowych wewnętrznie w ramach Alektum, tak aby dostęp do niej mieli tylko Ci pracownicy, którzy muszą widzieć dane osobowe w celu wykonywania swoich obowiązków służbowych.

Ponadto zapewniamy, że wszystkie nasze systemy informatyczne i inne lokalizacje, w których przechowujemy dane osobowe, są chronione przed dostępem do informacji przez nieuprawnione osoby (np. przez zapory ogniowe, ochronę antywirusową, surowe wymagania dotyczące haseł, logowanie do systemów itp.).

Kiedy musimy przenosić dane osobowe między nami a stroną spoza naszego środowiska - na przykład jednym z Naszych klientów - zapewniamy bezpieczną metodę transferu.

Na koniec upewniamy się, że kopie zapasowe naszych systemów i zapisów są tworzone w celu uniknięcia utraty ważnych informacji o Tobie.

Masz kontrolę nad swoimi danymi osobowymi. To są Twoje prawa.

Kiedy Alektum przetwarza Twoje dane osobowe, masz kilka ustawowych praw. Są one podane poniżej. Możesz egzekwować swoje prawa, kontaktując się z nami za pomocą formularza na dole tej strony lub za pośrednictwem Planu i płatności. Możesz oczywiście również skontaktować się z nami telefonicznie pod numerem podanym w stopce.

  • Masz prawo do uzyskania od nas informacji na temat wykorzystania danych osobowych, które odnoszą się do Ciebie, oraz kopii tych danych osobowych (tak zwany wyciąg z rejestru).
  • Na żądanie lub z własnej inicjatywy poprawimy lub usuniemy informacje, które są niepoprawne lub nie będą już potrzebne, lub alternatywnie ograniczymy wykorzystanie takich informacji.
  • Masz prawo sprzeciwić się wykorzystaniu przez nas Twoich danych osobowych w celu realizacji zadania leżącego w interesie publicznym lub w naszym uzasadnionym interesie.
  • Masz prawo zażądać, aby Twoje dane nie były wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego, w przypadku gdy podejmiemy takie działania.
  • Masz również prawo do przeglądania danych osobowych, które przetwarzamy w związku z realizacją umowy z Tobą i/lub jeśli wyraziłeś na to zgodę, w formacie czytelnym maszynowo (jeśli jest to technicznie możliwe, możemy pomóc Ci przenieść te dane do innej strony).
  • Jeśli wykorzystujemy Twoje dane osobowe na podstawie tego, że wyraziłeś na to zgodę, masz prawo wycofać tę zgodę w dowolnym czasie.

 

Czy jesteś niezadowolony z przetwarzania danych osobowych? Jeśli tak, możesz złożyć skargę.

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego (Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, Warszawa).

Zawsze możesz skontaktować się z nami, jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące powyższego. Dane kontaktowe i formularz kontaktowy są dostępne w stopce tej strony.