Przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej RODO).

Na tej stronie możesz dowiedzieć się o tym, czym są dane osobowe, jak je przetwarzamy, jak długo są przechowywane, w jaki sposób są one chronione, jakie masz prawa oraz jak postępować, jeśli nie jesteś zadowolony z naszego przetwarzania Twoich danych osobowych.

Dane osobowe

Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Chodzi więc przede wszystkim o dane umożliwiające identyfikację oraz obsługę danej sprawy. W związku z tym, przetwarzamy następujące rodzaje danych: imię, nazwisko (nazwę), nr PESEL (również NIP, REGON), data urodzenia, seria i numer dowodu osobistego, dane teleadresowe (adres korespondencyjny, nr telefonu, adres e-mail), dane finansowe w tym dane dotyczące zobowiązania oraz inne dane, które otrzymamy o ile ich przetwarzanie będzie prawnie dopuszczalne i celowe. Nie żądamy i nie oczekujemy dostarczania nam danych szczególnej kategorii jak np. informacji o stanie zdrowia. Mimo, że wdrożyliśmy procedury mające na celu maksymalne ograniczenie tego rodzaju przetwarzania, nadal mogą wystąpić sytuacje, w których będziemy zmuszeni do przetwarzania takich danych. Może to mieć miejsce np., gdy w ramach prowadzonych działań windykacyjnych otrzymamy dokument bądź informację zawierającą tego typu dane, przytoczone przez autora w kontekście danej sprawy.

Administrator Twoich danych.

Alektum Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Gen. J. Bema 2, 50-265 Wrocław,  KRS 0000258061 (dalej Alektum), pomaga innym firmom, tj. naszym klientom, w zarządzaniu i windykacji należności, przetwarzaniu płatności, wysyłaniu przypomnień, wezwań oraz zapewnianiu obsługi telefonicznej i korespondencyjnej. Realizując powyższe, zlecone nam usługi, przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie umów zawartych z danym klientem, który pozostaje Twoim wierzycielem i zarazem administratorem Twoich danych osobowych. W związku z tym, aby pozyskać więcej, bardziej szczegółowych informacji o sposobie i celach przetwarzania danych osobowych a także przysługujących Ci prawach, prosimy o bezpośredni kontakt z administratorem Twoich danych. Jeżeli nie znasz danych kontaktowych do podmiotu będącego administratorem Twoich danych (albo nie masz pewności kto nim jest), możesz skierować zapytanie do nas a my postaramy się pomóc. Jeżeli zapytanie będzie dotyczyć naszego klienta to przekażemy je do właściwego podmiotu, który powinien udzielić odpowiedzi zgodnie
z przyjętymi normami i przepisami prawa.

W niektórych przypadkach, Alektum Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe jako administrator, do takiej sytuacji dochodzi w związku z:

  • prowadzeniem działań zmierzających do odzyskania długów wynikających z nabytych, bezpośrednio przez Alektum Sp. z o.o., wierzytelności (w takiej sytuacji otrzymasz informacje o cesji wierzytelności wraz z klauzulą informacją wskazującą, że to Alektum jest administratorem Twoich danych),
  • obsługą telefoniczną na infolinii Alektum, w trakcie której, prowadzone rozmowy mogą być rejestrowane,
  • prowadzeniem rekrutacji i zatrudnieniem przez Alektum,
  • prowadzeniem korespondencji tradycyjnej oraz poprzez formularze na stronach internetowych Alektum,
  • współpracą z partnerami biznesowymi i naszymi klientami.

Czy otrzymałaś/eś list windykacyjny? Nasze działania windykacyjne.

Jeżeli tak, to oznacza, że posiadasz wymagalne, nieuregulowane zadłużenie względem  Alektum lub naszego klienta, które to zostało przekazane do obsługi w Alektum a naszym zadaniem jest jego odzyskanie poprzez dozwolone prawem działania windykacyjne. W związku z powyższym przetwarzamy Twoje dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c, oraz f RODO.

Nasze działania windykacyjne rozpoczynamy od importu danej sprawy do systemu wraz z niezbędnymi do podjęcia skutecznych działań informacjami. Aby móc skutecznie przeprowadzić działania windykacyjne, musimy przetwarzać Twoje dane osobowe i teleadresowe. Ponadto, musimy przetwarzać dane dotyczące Twojego zobowiązania, a także informacje dotyczące jego zakupu. Aby ocenić, jakie działania windykacyjne powinniśmy podjąć w danej sprawie, musimy również poznać dodatkowe informacje o Twojej sytuacji finansowej.

Na pierwszym etapie działań windykacyjnych, w oparciu o posiadane informacje, podejmujemy działania na drodze polubownej polegające na kontakcie za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji takich jak: korespondencja tradycyjna, e-mail, SMS a także połączenia telefoniczne. Na tym etapie proponujemy też zawarcie ugody bądź dokonywanie spłat na warunkach ustalonych wspólnie z osobą zadłużoną. Jeżeli kierowane przez nas informacje, przypomnienia oraz wezwania nie przynoszą efektu i w danej sprawie brak jest kontaktu a zadłużenie nie jest regulowane bądź jest regulowane niezgodnie z poczynionymi ustaleniami, koniecznym może być przekazanie sprawy do kancelarii prawnej celem podjęcia działań na drodze postępowania sądowego.

Na drugim etapie działań windykacyjnych, w sprawie przekazanej do obsługi kancelarii prawnej, sporządzany jest pozew, który kierujemy do sądu celem uzyskania prawomocnego rozstrzygnięcia a w dalszej kolejności tytułu wykonawczego, na podstawie którego możemy skierować sprawę do egzekucji komorniczej. Następnie, komornik sądowym, w ramach przysługujących mu uprawnień, podejmuje działania mające na celu zaspokojenie roszczenia z majątku osoby zadłużonej. Niestety, na tym etapie działań windykacyjnych, osoba zadłużona może zostać obciążona kosztami związanymi z prowadzeniem postępowania sądowego oraz komorniczego.

Podstawy prawne i cele przetwarzania danych osobowych osób zadłużonych.

Mając na uwadze ww. informacje, podstawą dla przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes administratora wynikający z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, realizowany w celach:

  • prowadzenia działań z zakresu windykacji,
  • ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń,
  • obsługi Twoich próśb i zapytań,
  • prowadzenia zestawień, analiz danych oraz statystyk, poprawiania jakości obsługi oraz usług,
  • weryfikacji nabywanych i przyjmowanych do obsługi pakietów wierzytelności a także ich ewentualnego zwrotu do wierzycieli i wierzycieli pierwotnych.

Podstawą działań jest także wykonywanie ciążących na administratorze obowiązków prawnych wynikających z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, realizowanych w celach:

  • dokumentowania wpłat zgodnie z przepisami księgowymi i podatkowymi,
  • przechowywania dokumentów związanych z wierzytelnością,
  • rozpatrywania Twoich reklamacji,
  • wykrywania oszustw i przeciwdziałania nadużyciom.

Podstawą działań podejmowanych przez administratora może być również konieczność wykonania umowy wynikających z art. 6 ust. 1 lit. b, którą jest m.in. umowa zawarta przez Ciebie z administratorem.

Czy pracujesz dla jednego z naszych klientów, kontrahentów lub współpracujących partnerów lub dla organu publicznego? Podstawy prawne i cele przetwarzania danych osobowych osób innych niż osoby zadłużone.

Alektum Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe dotyczące kategorii osób innych niż osoby zadłużone, o których mowa poniżej:

  • osoby kontaktowe i/lub współpracownicy lub poręczyciele naszych klientów,
  • osoby kontaktowe dla potencjalnych klientów (tj. dla firm, które chcielibyśmy zostać naszymi klientami),
  • osoby kontaktowe do organów publicznych, w tym osoby kontaktowe w określonych sprawach,
  • osoby kontaktowe dla kontrahentów lub innych partnerów współpracujących
  • pełnomocnicy i osoby upoważnione przez osoby zadłużone.

Informacje są wykorzystywane do zarządzania kontaktem, realizacji umowy, obsługi sprawy, bieżącej współpracy oraz do celów rachunkowych i fakturowania.

Informacje te są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO. Dane osobowe dotyczące osób kontaktowych, które znajdują się w posiadaniu władz publicznych, wykorzystywane są ponadto do realizacji działań niezbędnych w kwestiach prawnych dotyczących roszczeń, takich jak ustanawianie, egzekwowanie, restrukturyzacja długów i rozwiązywanie sporów. Informacje te są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, f RODO. Przetwarzanie danych osobowych przeprowadzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, odbywa się w uzasadnionym interesie naszych lub naszych klientów w skutecznym zabezpieczeniu płatności niespłaconego długu, który stał się wymagalny. Dane osobowe dotyczące wspólników, poręczycieli i osób kontaktowych, które znajdują się w posiadaniu partnerów i klientów współpracujących, są również wykorzystywane w przypadkach, w których konieczne jest podjęcie działań nadzorczych lub kontrolnych. Informacje przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c RODO.

Komu możemy udostępnić Twoje dane?

W zależności od celu przetwarzania Twoje dane mogą być przekazywane:

  • podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora tj.: usługodawcom działań windykacyjnych, dostawcom usług w zakresie utrzymania systemów informatycznych,
  • zewnętrznym dostawcom usług: analitycznych, przechowywania danych, archiwizujących i niszczących dokumenty, druku dokumentacji i korespondencji, komunikacyjnych, pocztowych i kurierskich,
  • biurom informacji gospodarczej po spełnieniu warunków określonych w ustawie,
  • kancelariom prawnym a w tym Kancelarii Prawna G. Bobrowski i Wspólnicy Sp. k. na potrzeby postępowania sądowego i egzekucyjnego,
  • podmiotom prowadzącym działalność płatniczą w celu dokonania przez Ciebie płatności elektronicznie, w celu dokonania zwrotów na Twoją rzecz,
  • firmom wspomagającym odzyskiwanie długów, podmiotom nabywającym wierzytelności, giełdom wierzytelności, publicznym i prywatnym źródłom danych,
  • pełnomocnikom i reprezentantom o ile legitymują się odpowiednim umocowaniem do działania,
  • organom państwowym, a w tym: prokuraturze, sądom, policji a także komornikom sądowym.

Przekazywanie Twoich danych osobowych do innych państw i poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG)

Jesteśmy firmą zarejestrowaną w Polsce, jednak do realizacji naszych działań windykacyjnych korzystamy z usług dostawców, którzy w roli podmiotu przetwarzającego lub za pośrednictwem podwykonawców przetwarzają w całości lub w części dane osobowe poza Polską. W miarę możliwości ograniczamy takie przetwarzanie do obszaru EOG, chociaż w określonych sytuacjach przekazanie danych osobowych może nastąpić również poza obszar EOG, tj. przekazanie do państwa trzeciego.

Niezależnie od tego, czy Twoje dane osobowe są przetwarzane w Polsce, na terenie EOG czy poza nim, zapewniamy możliwie wysoki poziom ochrony danych oraz odpowiednie zabezpieczenia zgodne z obowiązującymi wymogami ochrony danych. Odpowiednie zabezpieczenia obejmują między innymi weryfikację, czy Komisja Europejska uznała, że kraj spoza EOG, do którego przekazywane są dane osobowe, zapewnia odpowiedni poziom ochrony równoważny poziomowi ochrony zapewnianemu przez RODO. Takie przekazanie danych osobowych może nastąpić na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń o których mowa w art. 45, 46 RODO. Informacje o decyzjach Komisji UE stwierdzających odpowiedni stopień ochrony są dostępne TUTAJ. Innym sposobem dbałości jest o bezpieczeństwo danych jest upewnienie się, że pomiędzy Alektum a odbiorcą danych osobowych poza EOG została zawarta umowa zawierająca standardowe klauzule Komisji Europejskiej dotyczące ochrony danych lub sprawdzenie, czy pomiędzy naszym serwisem została zawarta umowa zawierająca takie standardowe klauzule dotyczące ochrony danych dostawca i odbiorca.

Jak długo przetwarzane są Twoje dane osobowe

Okres przetwarzania Twoich danych osobowych przez Alektum uzależniony jest od celu przetwarzania, postanowień umownych a także przepisów prawa. W związku z tym, czas przetwarzania danych, w sytuacji gdy Administratorem danych jest Alektum Sp. z o.o., różni się w każdej sprawie:

  • w przypadku windykacji należności, dane przetwarzane są do momentu skutecznej egzekucji wierzytelności lub utraty celu przetwarzania danych, jednak nie dłużej niż do 3 lata – dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą lub 6 lat – dla roszczeń konsumenckich liczonych od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne chyba że w tym czasie wszczęto egzekucję (następuje przerwanie biegu przedawnienia).
  • w przypadku zarządzania relacjami z klientami oraz, w stosownych przypadkach, w celu oceny zdolności kredytowej klienta, współpracownika lub poręczyciela, dane są przetwarzane przez okres trwania umowy (o ile taka została zwarta) i przez okres po jej zakończeniu zgodnie z jej zapisami, jednak nie dłużej niż do 3 lat po zakończeniu relacji,
  • dane osobowe zgromadzone w celu wykonywania czynności nadzorczych a także fakturowania i księgowania do celów podatkowych i związanych z ZUS, są przetwarzane przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego (chyba że inny okres wynika z przepisów szczególnych).

W sytuacji, gdy Alektum Sp. z o.o., działa na zlecenie innych firm, które są  Administratorem Twoich danych, czas przetwarzania danych uzależniony jest od zapisów umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych a także istnienia celu przetwarzania.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Twoje dane osobowe nie są wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz profilowania.

Masz kontrolę nad swoimi danymi osobowymi. To są Twoje prawa.

W zakresie Twoich danych, przetwarzanych przez Alektum, masz szereg praw i możesz je egzekwować kontaktując się z nami za pośrednictwem: poczty tradycyjnej (Alektum Sp. z o.o., ul. Gen. J. Bema 2, 50-265 Wrocław), poczty elektronicznej (rodo@alektumgroup.pl) lub za pośrednictwem Moje strony.  Prawa które Ci przysługują:

  • masz prawo do otrzymania informacji o tym, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe, informacje na temat przetwarzania przez nas danych osobowych są dostępne w niniejszym dokumencie (art. 13-14 RODO).
  • masz prawo do uzyskania dostępu do swoich danych, które są przez nas przetwarzane oraz uzyskania kopii tych danych (art. 15 RODO),
  • masz prawo żądać poprawienia a także uzupełnienia nieaktualnych danych (art. 16 RODO),
  • masz prawo żądać usunięcia danych, które są niepoprawne lub nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane (art. 17 RODO),
  • masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych warunkach (art. 18 RODO),
  • masz prawo do przeniesienia danych, jeżeli administrator przetwarza dane na podstawie wyrażonej zgody lub na podstawie umowy (art. 20 RODO),
  • masz prawo sprzeciwić się wykorzystaniu przez nas Twoich danych osobowych (art. 21 RODO).

Należy jednak pamiętać, że w niektórych sytuacjach, nie będzie możliwym skorzystanie z niektórych ww. uprawnień, jeżeli administrator wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności danej osoby lub też administrator przedstawi i wykaże, że istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (dalej IOD), wyznaczonym przez Alektum Sp. z o.o. jest Konrad Trojanowski. Kontakt z IOD, w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, możliwy jest za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji:

  • poprzez pocztę tradycyjną kierowaną na adres: Alektum Sp. z o.o., ul. Gen. J. Bema 2, 50-265 Wrocław,
  • poprzez pocztę elektroniczną kierowaną na adres: rodo@alektumgroup.pl

Czy jesteś niezadowolony z przetwarzania danych osobowych?

Jeśli tak, zachęcamy do skontaktowania się z naszym IOD, który dołoży starań w celu sprawnego rozpatrzenia Twojej sprawy.

Jeżeli pomimo tego uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, mającego siedzibę przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawie.

Pamiętaj również, że zawsze możesz skontaktować się z nami, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące swojej sprawy. Dane kontaktowe w sprawach innych niż te związane z przetwarzaniem danych znajdują się w zakładce: Kontakt.

Nasz priorytet – ochrona Twoich danych

Grupa Alektum jest zawsze zobowiązana do ochrony Twoich danych osobowych, nawet jeśli zatrudniamy zewnętrznego podmiot do przeprowadzenia przetwarzania. Nigdy nie ujawniamy danych osobowych, chyba że musimy, aby osiągnąć nasz cel lub jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani prawem. Ponadto w niektórych naszych usługach obowiązują nas ustawowe zobowiązania w zakresie poufności.

Ograniczamy dystrybucję danych osobowych wewnętrznie, w ramach Alektum, tak aby dostęp do niej mieli tylko Ci pracownicy, którzy muszą widzieć dane osobowe w celu wykonywania swoich obowiązków służbowych. Ponadto zapewniamy, że wszystkie nasze systemy informatyczne i inne lokalizacje, w których przechowujemy dane osobowe, są chronione przed dostępem do informacji przez nieuprawnione osoby (np. przez zapory ogniowe, ochronę antywirusową, surowe wymagania dotyczące haseł, logowanie do systemów itp.). Kiedy musimy przenosić dane osobowe między nami a stroną spoza naszego środowiska – na przykład jednym z Naszych klientów – zapewniamy bezpieczną metodę transferu. Na koniec upewniamy się, że kopie zapasowe naszych systemów i zapisów są tworzone w celu uniknięcia utraty ważnych informacji o Tobie.