Przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (inaczej RODO).

Dane osobowe

Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Chodzi więc przede wszystkim o dane umożliwiające identyfikację oraz obsługę danej sprawy. W związku z tym, przetwarzamy następujące rodzaje danych: imię, nazwisko, nr PESEL, NIP, REGON, data urodzenia, seria i numer dowodu osobistego, dane teleadresowe, dane finansowe w tym dane dotyczące zobowiązania oraz inne dane, które otrzymamy o ile ich przetwarzanie będzie prawnie dopuszczalne i celowe.

Na tej stronie możesz dowiedzieć się o tym, jak je przetwarzamy, jak długo są przechowywane, w jaki sposób są one chronione, jakie masz prawa oraz jak postępować, jeśli nie jesteś zadowolony z naszego przetwarzania Twoich danych osobowych.

Administrator Twoich danych.

Alektum Sp. z o.o., z siedzibą we Wrocławiu (50-265), przy pl. Bema 2 pomaga innym firmom, tj. naszym klientom, w zarządzaniu i windykacji należności, przetwarzaniu płatności, wysyłaniu przypomnień i wezwań oraz zapewnianiu obsługi klienta. Realizując te usługi, przetwarzamy Twoje dane osobowe w imieniu naszego klienta, który jest Twoim wierzycielem i zarazem Administratorem Twoich danych. W związku z tym, aby pozyskać więcej, bardziej szczegółowych informacji o sposobie przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących Ci prawach, prosimy o bezpośredni kontakt z Administratorem Twoich danych. Jeżeli nie znasz danych kontaktowych do podmiotu będącego Administratorem Twoich danych, możesz skierować swoje zapytanie do nas, a my przekażemy je do właściwego Administratora, który powinien udzielić odpowiedzi zgodnie z przyjętymi normami i przepisami prawa.

Alektum Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe jako Administrator, do takiej sytuacji dochodzi w związku z:

  • prowadzeniem działań zmierzających do odzyskania długów wynikających z nabytych przez Alektum Sp. z o.o. wierzytelności (w takiej sytuacji otrzymasz od Alektum informacje o cesji wierzytelności z informacją o tym, że Alektum Sp. z o.o. jest Administratorem Twoich danych),
  • obsługą telefoniczną na infolinii, w trakcie której rozmowy mogą być rejestrowane,
  • prowadzeniem rekrutacji i zatrudnieniem,
  • prowadzeniem korespondencji tradycyjnej oraz poprzez formularze na stronach internetowych,
  • współpracą z Partnerami biznesowymi i naszymi klientami.

Czy otrzymałeś list windykacyjny? Podstawy prawne i cele przetwarzania danych osobowych osób zadłużonych.

Jeżeli tak, to przetwarzamy dane, ponieważ Twoje zadłużenie, stało się wymagalne dla nas lub dla jednego z naszych klientów. Podejmujemy tak zwane działania zmierzające do odzyskania długów, w celu skutecznego usankcjonowania roszczenia, a następnie odzyskania należności na drodze polubownej a w razie konieczności również w postępowaniu sądowym i egzekucyjnym. W takiej sytuacji podstawą do przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b, c, oraz f RODO.

„Działania zmierzające do odzyskania długów” to zbiorowy termin, który stosujemy we wszystkich działaniach, które podejmujemy, aby osiągnąć wyżej wspomniany cel. Może to polegać na wysłaniu wezwania do zapłaty lub innego zawiadomienia, może też polegać na administrowaniu rozliczeniami, płatnościami, kontaktami z osobami zadłużonymi lub ich przedstawicielami, kontaktami z władzami, działaniami zmierzającymi do ustalenia roszczeń, w tym postępowań sądowych i egzekucji.

Aby móc skutecznie przeprowadzić działania windykacyjne, musimy przetwarzać dane kontaktowe i adresowe, a także Twoje dane osobowe.  Ponadto, musimy przetwarzać dane dotyczące Twojego zobowiązania, a także informacje dotyczące jego zakupu. Aby ocenić, jakie środki odzyskiwania długów powinniśmy podjąć w danej sprawie, musimy również poznać dodatkowe informacje o Twojej sytuacji finansowej. Z tego powodu zbieramy informacje finansowe oraz informacje dotyczące zadłużenia również od zewnętrznych podmiotów. Na podstawie tych informacji decydujemy, jaki rodzaj listu należy przesłać, i czy powinniśmy podjąć kroki polubowne bądź prawne, takie jak wszczęcie postępowania sądowego celem uzyskania nakazu zapłaty i skierowania go do egzekucji komorniczej.

Mając na uwadze ww. informacje, podstawą dla przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora wynikający z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, realizowany w celach:

  • prowadzenia działań z zakresu windykacji,
  • ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń,
  • obsługi Twoich próśb i zapytań,
  • prowadzenia zestawień, analiz oraz statystyk, poprawiania jakości obsługi oraz usług.

Podstawą działań jest także wykonywanie ciążących na Administratorze obowiązków prawnych wynikających z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, realizowanych w celach:

  • dokumentowania wpłat zgodnie z przepisami księgowymi
    i podatkowymi,
  • przechowywania dokumentów związanych z wierzytelnością,
  • rozpatrywania Twoich reklamacji,
  • wykrywania oszustw i przeciwdziałania nadużyciom.

Podstawą działań podejmowanych przez Administratora może być również konieczność wykonania umowy wynikających z art. 6 ust. 1 lit. b, którą jest m.in. umowa zawarta przez Ciebie z Administratorem.

Czy pracujesz dla jednego z naszych klientów, kontrahentów lub współpracujących partnerów lub dla organu publicznego? Podstawy prawne i cele przetwarzania danych osobowych osób innych niż osoby zadłużone.

Alektum Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe dotyczące kategorii osób innych niż osoby zadłużone, o których mowa poniżej:

  • osoby kontaktowe i/lub współpracownicy lub poręczyciele naszych klientów,
  • osoby kontaktowe dla potencjalnych klientów (tj. dla firm, które chcielibyśmy zostać naszymi klientami),
  • osoby kontaktowe do organów publicznych, w tym osoby kontaktowe w określonych sprawach,
  • osoby kontaktowe dla kontrahentów lub innych partnerów współpracujących
  • pełnomocnicy i osoby upoważnione przez osoby zadłużone.

Informacje są wykorzystywane do zarządzania kontaktem, realizacji umowy, obsługi sprawy, bieżącej współpracy oraz do celów rachunkowych i fakturowania.

Informacje te są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO. Dane osobowe dotyczące osób kontaktowych, które znajdują się w posiadaniu władz publicznych, wykorzystywane są ponadto do realizacji działań niezbędnych w kwestiach prawnych dotyczących roszczeń, takich jak ustanawianie, egzekwowanie, restrukturyzacja długów i rozwiązywanie sporów. Informacje te są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, f RODO. Przetwarzanie danych osobowych przeprowadzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, odbywa się w uzasadnionym interesie naszych lub naszych klientów w skutecznym zabezpieczeniu płatności niespłaconego długu, który stał się wymagalny. Dane osobowe dotyczące wspólników, poręczycieli i osób kontaktowych, które znajdują się w posiadaniu partnerów i klientów współpracujących, są również wykorzystywane w przypadkach, w których konieczne jest podjęcie działań nadzorczych lub kontrolnych. Informacje przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c RODO.

Komu możemy udostępnić Twoje dane?

W zależności od celu przetwarzania Twoje dane mogą być przekazywane:

  • podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora tj.: usługodawcom działań windykacyjnych, dostawcom usług w zakresie utrzymania systemów informatycznych,
  • zewnętrznym dostawcom usług: analitycznych, przechowywania danych, archiwizujących/niszczących dokumenty, druku korespondencji, komunikacyjnych, usług pocztowych,
  • biurom informacji gospodarczej po spełnieniu warunków określonych w ustawie, publicznym i prywatnym źródłom danych,
  • kancelariom prawnym a w tym Kancelarii Prawna G. Bobrowski i Wspólnicy Sp.k dla celów postępowań sądowych i egzekucyjnych,
  • podmiotom prowadzącym działalność płatniczą w celu dokonania przez Ciebie płatności elektronicznie, w celu dokonania zwrotów na Twoją rzecz,
  • firmom wspomagającym odzyskiwanie długów, podmiotom nabywającym wierzytelności,
  • organom państwowym: prokuraturze, sądom, policji a także komornikom.

Przekazywanie Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Twoje dane mogą być przekazywane do podmiotów spoza EOG, o ile podmioty te, w odpowiedni sposób zabezpieczają dane osobowe. Takie przekazanie danych osobowych może nastąpić na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń o których mowa w art. 45, 46 RODO. Informacje o decyzjach Komisji UE stwierdzających odpowiedni stopień ochrony są dostępne TUTAJ.

Jak długo przetwarzane są Twoje dane osobowe

Okres przetwarzania Twoich danych osobowych przez Alektum uzależniony jest od celu przetwarzania, postanowień umownych a także przepisów prawa. W związku z tym, czas przetwarzania danych, w sytuacji gdy Administratorem danych jest Alektum Sp. z o.o., różni się w każdej sprawie:

  • w przypadku windykacji należności, dane przetwarzane są do momentu skutecznej egzekucji wierzytelności lub utraty celu przetwarzania danych, jednak nie dłużej niż do 3 lata – dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą lub 6 lat – dla roszczeń konsumenckich liczonych od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne chyba że w tym czasie wszczęto egzekucję (następuje przerwanie biegu przedawnienia).
  • w przypadku zarządzania relacjami z klientami oraz, w stosownych przypadkach, w celu oceny zdolności kredytowej klienta, współpracownika lub poręczyciela, dane są przetwarzane przez okres trwania umowy (o ile taka została zwarta) i przez okres po jej zakończeniu zgodnie z jej zapisami, jednak nie dłużej niż do 3 lat po zakończeniu relacji,
  • dane osobowe zgromadzone w celu wykonywania czynności nadzorczych a także fakturowania i księgowania do celów podatkowych i związanych z ZUS, są przetwarzane przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego (chyba że inny okres wynika z przepisów szczególnych).

W sytuacji, gdy Alektum Sp. z o.o., działa na zlecenie innych firm, które są  Administratorem Twoich danych, czas przetwarzania danych uzależniony jest od zapisów umowy powierzenia a także istnienia celu przetwarzania.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Twoje dane osobowe nie są wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz profilowania.

Masz kontrolę nad swoimi danymi osobowymi. To są Twoje prawa.

W zakresie Twoich danych, przetwarzanych przez Alektum, masz szereg praw i możesz je egzekwować kontaktując się z nami za pośrednictwem: poczty tradycyjnej (Alektum Sp. z o.o.,  pl. Bema 2, 50-265 Wrocław), poczty elektronicznej (rodo@alektumgroup.pl) lub za pośrednictwem Moje strony.  Prawa które Ci przysługują:

  • masz prawo do uzyskania dostępu do swoich danych, które są przez nas przetwarzane oraz uzyskania kopii tych danych (art. 15 RODO),
  • masz prawo żądać poprawienia a także uzupełnienia nieaktualnych danych (art. 16 RODO),
  • masz prawo żądać usunięcia danych, które są niepoprawne lub nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane (art. 17 RODO),
  • masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych warunkach (art. 18 RODO),
  • masz prawo do przeniesienia danych, jeżeli Administrator przetwarza dane na podstawie wyrażonej zgody lub na podstawie umowy (art. 20 RODO),
  • masz prawo sprzeciwić się wykorzystaniu przez nas Twoich danych osobowych (art. 21 RODO).

Należy jednak pamiętać, że w niektórych sytuacjach, nie będzie możliwym skorzystanie z niektórych ww. uprawnień, jeżeli Administrator wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby lub też Administrator przedstawi i wykaże, że istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (inaczej IOD), wyznaczonym przez Alektum Sp. z o.o. jest Szymon Mazur. Kontakt z IOD, w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, możliwy jest za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji:

  • poprzez pocztę tradycyjną kierowaną na adres:
    Alektum Sp. z o.o.,  pl. Bema 2, 50-265 Wrocław,
  • poprzez pocztę elektroniczną kierowaną na adres: rodo@alektumgroup.pl

Czy jesteś niezadowolony z przetwarzania danych osobowych?

Jeśli tak, zachęcamy do skontaktowania się z naszym IOD, który dołoży starań w celu sprawnego rozpatrzenia Twojej sprawy.

Jeżeli pomimo tego uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, mającego siedzibę przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawie.

Pamiętaj również, że zawsze możesz skontaktować się z nami, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące swojej sprawy. Dane kontaktowe w sprawach innych niż te związane z przetwarzaniem danych znajdują się w zakładce: Kontakt.

Nasz priorytet – ochrona Twoich danych

Grupa Alektum jest zawsze zobowiązana do ochrony Twoich danych osobowych, nawet jeśli zatrudniamy zewnętrznego podmiot do przeprowadzenia przetwarzania. Nigdy nie ujawniamy danych osobowych, chyba że musimy, aby osiągnąć nasz cel lub jeżeli jesteśmy do tego zobowiązani prawem. Ponadto w niektórych naszych usługach obowiązują nas ustawowe zobowiązania w zakresie poufności.

Ograniczamy dystrybucję danych osobowych wewnętrznie, w ramach Alektum, tak aby dostęp do niej mieli tylko Ci pracownicy, którzy muszą widzieć dane osobowe w celu wykonywania swoich obowiązków służbowych. Ponadto zapewniamy, że wszystkie nasze systemy informatyczne i inne lokalizacje, w których przechowujemy dane osobowe, są chronione przed dostępem do informacji przez nieuprawnione osoby (np. przez zapory ogniowe, ochronę antywirusową, surowe wymagania dotyczące haseł, logowanie do systemów itp.). Kiedy musimy przenosić dane osobowe między nami a stroną spoza naszego środowiska – na przykład jednym z Naszych klientów – zapewniamy bezpieczną metodę transferu. Na koniec upewniamy się, że kopie zapasowe naszych systemów i zapisów są tworzone w celu uniknięcia utraty ważnych informacji o Tobie.